Dokumenty w chmurze
Co to jest?
Na pewno wiesz co to pakiet biurowy. Czy to MS Office czy Libre Office czy Openoffice czy cokolwiek innego. To narzędzia pozwalające na tworzenie dokumentów tekstowych i tabel.
Jako przedsiębiorca będziesz zapewne potrzebować sporo tabelek, żeby śledzić różne procesy. Warto mieć do nich dostęp stale, nie tylko przy firmowym komputerze. Do tego służą dokumenty w chmurze.
Jak się tego używa?
Po pierwsze musisz zdecydować którego z rozwiązań chcesz używać. Jest tego sporo. Możesz wybrać dokumenty Google, które są darmowe i które możesz udostępniać wszystkim, którzy mają konto w Google czyli praktycznie każdemu. Możesz wybrać MS Office 360 to taki Office tylko przez przeglądarkę. Możesz też skorzystać np z pakietu biurowego od Apple.
Jeśli nie jesteś przekonany do trzymania dokumentów poza Twoim własnym dyskiem to możesz skorzystać z serwera plików.
Co to takiego?
Serwer plików (NAS), to urządzenie, które składa się z obudowy na dyski twarde oraz małego komputera. W praktyce to taka “prywatna chmura”. Zamiast łączyć się z np. Google łączysz się z urządzeniem w Twoim domu bądź biurze. Ma to jednak pewną wadę. Jeśli nie będziesz mieć na przykład prądu w domu to nie będziesz mieć też dostępu do plików.
Aspekt prawny
Zgodnie z obowiązującymi przepisami dane Twoich klientów nie mogą wyciekać poza EU. Używanie więc chmur powinno być nielegalne do użytku firmowego bo wszystkie przedstawione firmy są z USA. Jest jednak inaczej bo wszystkie też mają podpisaną umowy z EU i Australią pozwalające użytkownikom na trzymanie danych personalnych osób z EU w ich chmurach.
Po co mi to?
Pomyśl sobie, że masz raport dla klienta, który tworzyłeś przez 3 miesiące. Przykład z mojej branży raport wydajności strony internetowej. Już jutro masz wysłać efekt pracy do klienta tylko dzisiaj pracując do późna wylewasz kawę na komputer. Cała praca na marne.
Pracując z dokumentami online, w chmurze nie ma takiego problemu. Dokumenty te mają opcję autozapisu czyli nawet kiedy w trakcie pisania nagle wyłączy Ci się komputer to stracisz maksymalnie kilka słów z Twojej pracy. Dodatkowo masz dostęp do Twoich dokumentów z każdego urządzenia z dostępem do internetu. To duże ułatwienie!
Praktyka
Ja osobiście używam kilku chmur. Jedną jest Google do wszystkich dokumentów firmowych, które udostępniamy sobie w ramach firmy. Używamy płatnego Google Suite dla firm. Daje mi to możliwość kontrolowania firmowych dokumentów na firmowym serwerze (nie moim tylko tym w chmurze).
Dodatkowo i to tylko ze względu na ciągłość pracy mam NAS, na który wrzucam faktury. Robię tak od bardzo dawna, kiedy jeszcze rozwiązania chmurowe nie były tak wygodne. Mógłbym przenieść się teraz całkowicie na Google.
Mam też chmurę od Apple. To już tylko prywatnie do backupu danych z moich urządzeń.
Ty bardzo możliwe, że też trzymasz zdjęcia bądź kontakty w chmurze. Dużo osób nawet nie zdaje sobie z Tego sprawy 🙂